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ISO 214:1976, Information and Documentation – Abstracts for Publications and Documentation
ISO 999:1996, Information and Documentation – Guidlines for the Content, Organization and Presentation of Indexes
ISO 5963:1985, Information and Documentation – Methods for Examining Documents Determining Their Subjects, and Selecting Indexing Terms
... vocabulaires contrôlés
Deux standards distincts pour la forme et la substance des index, mais révision qui prévoit la fusion de ISO 5963 et 999.
ISO/AWI 999 – Information et documentation Principes directeurs pour l'élaboration, la structure et la présentation des index https://www.iso.org/fr/standard/87175.html
Le standard ISO 999 aborde la question des index de manière large.
Un index est définit comme :
alphabetically or otherwise ordered arrangement of entries, different from the order of the document or collection indexed, designed to enable users to locate information in a document or specific documents in a collection.
Le standard explique les fonctions remplies par un index et ses différents types (sujet, auteur, nom, géographique, titre et codes), le contrôle de qualité (longueur, consistance du détail), leur contenu et leur organisation générale, leur arrangement (alphabétique, sous-entrées, et cross-références) ainsi que leur présentation.
- Concept
- Proper names
- Locators
- Cross-references
Le standard ISO 999:1996 aborde la question des index de manière large.
Index : Ensemble d’entrées permettant à l’utilisateur de localiser l’information dans un document ou dans des documents particuliers à l’intérieur d’une collection; les entrées sont classéesalphabétiquement ou selon un autre ordre, mais permettent un accès différent de celui du document ou de la collection indexé(e).
La fonction d’un index est d’offrir à l’utilisateur un moyen efficace pour rechercher l’information. Il est donc recommandé à un indexeur :
- d’identifier et localiser l’information pertinente à l’intérieur des documents indexés ;
- de distinguer l’information sur un sujet donné d’une simple mention de ce sujet ;
- d’exclure les simples mentions de sujets n’apportant aucune information significative à l’utilisateur potentiel ;
- d’analyser les notions traitées dans le document, afin de constituer un ensemble de points d’accès ;
- de s’assurer que les termes utilisés dans l’index permettent aux utilisateurs de l’index
- de déterminer rapidement la présence ou l’absnece d’information sur un sujet donné dans un document qui leur est inconnu ;
- de retrouver rapidement l’information sur un élément qu’ils se rappellent avoir trouvé dans un document qu’ils connaissent, ne serait-ce que partiellement ;
- d’identifier rapidement les documents appropriés à l’intérieur d’une collection
- d’indiquer les relations entre les notions ;
- de rassembler les informations dispersées en raison de la structure du document ou de la collection ;
- d’organiser les points d’accès pour constituer des entrées. Cette organisation peut avoir déjà été réalisée dans un fichier d’autorité ;
- d’orienter, au moyen de renvois de type «voir)), les utilisateurs recherchant l’information à partir d’un terme non retenu comme point d’accès vers celui ou ceux qui ont été sélectionnés ;
- de classer les entrées dans un ordre logique et pratique.
L’ISO 5963 est plus ancien (1985) mais pas si daté compte tenu du peu d’évolution survenu dans les méthdoes d’indexation matières.
- Identification des concepts
- sélection des termes d’indexation
- contrôle de qualité
Les index peuvent comprendre des entrées appartenant à différentes catégories comprenant des noms (de personnes, de collectivités, noms géographiques), termes techniques, mots-matières, titres d’oeuvres, premiers vers, citations, abréviations, acronymes, nombres, dates, etc.
Les index généraux rassemblent des entrées appartenant à plusieurs ou à toutes les catégories citées ci-dessus, en une seule séquence.
Lorsque le document ou la collection à indexer le réclame, on peut organiser les entrées de types différents selon des séquences distinctes. Les plus courantes sont présentées en 5.1 à 5.6 (voir aussi 7.1.4).
L’index des sujets permet de retrouver le contenu des documents par matière. Les points d’accès-matière sont classés par ordre alphabétique ou dans un autre ordre logique.
L’index des auteurs permet de retrouver, par le nom de leurs auteurs, les contributions
- soit dans le document indexé,
- soit dans un ou plusieurs documents à l’intérieur de la collection indexée
L’index des auteurs peut comprendre des auteurs personnes physiques ou des collectivités auteurs.
L’index de noms permet de retrouver les noms cités dans des documents, qu’il s’agisse de noms de personnes, d’organismes ou d’autres objets animés ou inanimés identifiés par un nom propre, par exemple Red Rum (nom de cheval de course), Macrex (logiciel). De tels noms peuvent être combinés à l’intérieur d’un seul index.
L’index des noms géographiques permet la recherche à partir de noms de lieux. Ces lieux peuvent être très étendus, comme continents ou pays, ou très précis, comme villes, localités, bâtiments à l’intérieur d’une ville.
L’index des titres permet de retrouver les documents ou citations de documents en présentant en une seule séquence les titres des documents.
- Répond aux besoins des personnes recherchant l’information contenue dans les documents indexés
- Prévoir différentes approches pour l’utilisateur
- Impartial et objectif à la fois dans la détermination du document et dans la sélection de la terminologie
- Dépend de la connaissance des principes d’indexation et de la connaissance du sujet
???
Suffisamment détaillé pour répondre aux besoins présumés
Cohérence, degré de précision et mis en page
La cohérence a de plus grandes chances d’être obtenue si
- des règles d’indexation et des fichiers d’autorité sont établis et respectés;
- des aides à l’indexation fiables sont utilisées: par exemple des dictionnaires, des vocabulaires contrôlés, la consultation d’experts;
- les décisions d’indexation sont systématiquement consignées;
- le travail effectué sur le même index par plusieurs indexeurs est coordonné avec soin.
Vérification attentive
Recommande des procédés pour l’analyse des documents
La présente Norme internationale recommande des procédés pour l’analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d’indexation. Son objet se limite à ces premiéres étapes de l’indexation et se veut indépendant des pratiques de tout système d’indexation, qu’il soit précoordonné ou postcoordonné. Elie décrit des méthodes générales pour l’analyse des documents qui doivent s’appliquer quelle que soit la situation. Cependant, ces méthodes sont particuiiérement destinées aux systèmes d’indexation dans iesquels on exprime le sujet des documents sous forme abrégée, à l’aide des termes d’un langage d’indexation contrôlé représentant les notions voulues.
Notion : Toute unité de pensée. Le contenu sémantique d’une notion peut être ré-exprimé en combinant d’autres notions qui peuvent être différentes d‘une langue à l’autre.
Sujet : Toute notion ou combinaison de notions représentant un thème dans un document.
Terme d’indexation : La représentation d’une notion sous forme
- soit d’un terme dérivé de la langue naturelle, de préférence substantif simple ou composé ;
- soit un code de classement.
Note – Un terme d’indexation peut comprendre plus d’un mot. Dans un langage d’indexation contrôlé, un terme est appelé soit descripteur, soit non descripteur.
Descripteur : Terme toujours employé à l’indexation pour représenter une notion donnée ; parfois appelé terme préférentiel.
Non descripteur : Synonyme ou quasi synonyme d’un descripteur. On ne peut l’attribuer à un document mais il sert de point d’entrée dans un thésaurus, l’utilisateur étant alors dirigé par une instruction (par exemple Voir ou Employer) vers le descripteur approprié ; parfois appelé terme non préférentiel.
Lecture non linéaire. cf. Coe 2012
Rendre le non visible visible.
Définir le métasujet, choix des entrées comment sert le métasujet.
Emplois attestés. Mais renvois nécessaires. Néologismes points d’entrée importants.
Attentif à l’audience.
Déterminer la signification des termes et comment ils sont utilisés. Si choix synonymies, référence croisée nécessaire.
Choix des termes utilisés dans les titres.
Termes composés (fréquence des termes). Consistance à combiner les termes.
Sélection des termes pour la référence croisée.
Recommandation sur le choix des vedettes
https://rameau.bnf.fr/sites/default/files/informations/pdf/Memento_noms_communs.pdf
- Heyman, Marti, et Heather Hedden. « Bringing index standards into the twenty-first century ». The Indexer 37, no 1 (mars 2019): 37‑48. doi:10.3828/indexer.2019.4.
- McGuirk, Karin. « Making the unseen visible: the reading act ». The Indexer 41, no 1 (mars 2023): 3‑9. doi:10.3828/index.2023.2.
- Mertes, Kate. « Term selection ». The Indexer 36, no 2 (juin 2018): 48‑55. doi:10.3828/indexer.2018.26.