Skip to content

Manual Kontakter

Jump to bottom
Emil edited this page Dec 20, 2022 · 12 revisions

Google kontakter - synkronisering med Scoutnet

Med kontaktsynkronisering kan du ställa in vilka i kåren (antagligen funktionärer) som ska ha möjlighet att synkronisera kontakter från Scoutnet samt vilka personer som de ska kunna synkronisera. Kontakterna sparas i Google Kontakter i kontaktgrupper https://contacts.google.com/ så att du t.ex kan synkronisera en kontaktgrupp för en spåraravdelning och få en kontaktgrupp som består av alla de som är med i den. Synkronisering av kontaktgrupper kan användas som komplement till synkronisering av Google Grupper då e-brev med kontaktgrupper skickas direkt från avsändaren och risken för att ens brev hamnar bland skräpposten hos mottagare minimeras därmed.

Kontaktgruppsynkroniseringen består av 3 uppsättningar av skript

  1. Biblioteket - Består av alla filer i mappen Bibliotek på https://github.com/Scouterna/Google-Scoutnet-synk. Erbjuds centralt men går att köra själv om du vill ha full koll på allting men är lite jobbigare att uppdatera vid behov.
  2. Kårens skript - Består av det Google kalkylark med alla andra skript för kåren som du har satt upp. Består av alla .gs-filer som syns direkt på https://github.com/Scouterna/Google-Scoutnet-synk förutom Kontakter-Anvandare.gs. Dessa skript anropar Biblioteket som på bilden benämns ScoutnetSynkLib.
    Bild över kårens skript
  3. Användarnas skrip - Består av Kontakter-Anvandare som ligger i ett Google Kalkylark. Detta skript anropar Kårens skript med din e-postadress och ett lösenord som skickas till dig första gången du försöker köra skriptet. Kårens skript håller ordning på vilka medlemmar du ska få kontaktuppgifter för och vilka kontaktgrupper de ska finnas i.

Inställningar för att komma igång (i Konfiguration.gs)

Ska uppdateras om ej redan gjort

  • Ändra kårens domännamn på variabeln KONFIG_OBJECT.DOMAIN.
  • Ändra kårens Kår-ID för webbtjänster på variabeln KONFIG_OBJECT.SCOUTNET_GROUP_ID. Hittas i Scoutnet på sidan för Webbkoppling.
  • Ändra apinyckeln för att hämta information om alla medlemmar i kåren på variabeln KONFIG_OBJECT.API_KEY_LIST_ALL. Den hittas i Scoutnet på sidan Webbkoppling vid texten Get a detailed csv/xls/json list of all members.
  • Ändra api-nyckeln med namn KONFIG_OBJECT.API_KEY_MAILINGLISTS som hittas i Scoutnet under Webbkoppling under Get a csv/xls/json list of members, based on mailing lists you have set up.
  • Om du gör detta för ett distrikt. Ändra variabeln KONFIG_OBJECT.ORGANISATION_TYPE från group till district.

Ska uppdateras

  • Ändra till kårens namn på variabeln KONFIG_OBJECT.GROUP_NAME.
  • Mottagaradress på de e-brev som upplyser lämplig person i kåren om att det finns en inkomplett medlemsmatchning mellan en barnmedlem och en vuxen medlem. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_PARTIAL_MEMBER_MATCH_TO.

Rekommenderas att uppdatera

  • Avsändarnamn på de e-brev som skickar lösenord till kåranvändare för att de ska kunna synkronisera kontakter. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_CREDENTIALS_SENDER_NAME. Om inget sätts används namnet på användarkontot som kör skriptet.
  • E-postadress som anges som avsändare på de e-brev som skickar lösenord till kåranvändare för att de ska kunna synkronisera kontakter. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_CREDENTIALS_SENDER_FROM. Om inget sätts används standardadressen på användarkontot som kör skriptet. Avsändaradressen måste finnas upplagd som alias i din Gmail.
  • Avsändarnamn på de e-brev som upplyser lämplig person i kåren om att det finns en inkomplett medlemsmatchning mellan en barnmedlem och en vuxen medlem. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_PARTIAL_MEMBER_MATCH_SENDER_NAME.
  • E-postadress som anges som avsändare på de e-brev som upplyser lämplig person i kåren om att det finns en inkomplett medlemsmatchning mellan en barnmedlem och en vuxen medlem. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_PARTIAL_MEMBER_MATCH_SENDER_FROM. Om inget sätts används standardadressen på användarkontot som kör skriptet.

Kan ändras om du vill

  • Max antalet tvingade uppdateringar en kåranvändare tillåts göra innan det nollställs. Tvingade uppdateringar menas att det är direkt från Scoutnet och inte någon medlemsdata som kanske är några timmar gammal. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.MAX_NUMBER_OF_CONTACTS_FORCE_UPDATE. Öka med försiktighet då det ökar belastningen mot Scoutnet.
  • Om anhöriginfo ska läggas till kontakter som tillhör vuxna medlemmar ändras det med variabeln KONFIG_OBJECT.STORE_CONTACTS_RELATIVES_FOR_ADULTS. Standard är att det inte läggs till.
  • E-postämne på de e-brev som skickar lösenord till kåranvändare för att de ska kunna synkronisera kontakter. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_CREDENTIALS_SUBJECT.
  • Brödtext i de e-brev som skickar lösenord till kåranvändare för att de ska kunna synkronisera kontakter för de som använder e-postklienter som inte kan läsa htmlformaterade e-brev. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_CREDENTIALS_PLAINBODY.
  • Brödtext i de e-brev som skickar lösenord till kåranvändare för att de ska kunna synkronisera kontakter för de som använder vanliga e-postklienter. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_CREDENTIALS_HTMLBODY.
  • E-postämne på de e-brev som upplyser lämplig person i kåren om att det finns en inkomplett medlemsmatchning mellan en barnmedlem och en vuxen medlem. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_PARTIAL_MEMBER_MATCH_SUBJECT.
  • Brödtext i de e-brev som upplyser lämplig person i kåren om att det finns en inkomplett medlemsmatchning mellan en barnmedlem och en vuxen medlem för de som använder e-postklienter som inte kan läsa htmlformaterade e-brev. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_PARTIAL_MEMBER_MATCH_PLAINBODY
  • Brödtext i de e-brev som upplyser lämplig person i kåren om att det finns en inkomplett medlemsmatchning mellan en barnmedlem och en vuxen medlem för de som använder vanliga e-postklienter. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_PARTIAL_MEMBER_MATCH_HTMLBODY.
  • Nyckelord som hittas som anteckning i en medlemsprofil som ska bytas ut mot något annat. Det som ej skrivs här och som inte heller byts ut följer inte med vid kontaktsynkroniseringen. Den är okänslig för versaler och gemener. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.NOTE_KEYS_TO_REPLACE.

Ställa in synkronisering av kontaktgrupper

  1. Uppdatera Konfiguration.gs enligt instruktion ovan
  2. Kalkylarket för kårens inställningar av synkronisering av Grupper och Medlemslistor innehåller också kalkylbladen Kontakter och Kontakter-Användare
    • Kontakter - Innehåller inställningar för vilka som ska få synkronisera kontakter och vilka kontakter de ska få synkronisera. I kolumnen Medlem i Google grupp som ska ges behörighet ställer du in vilka som ska ges behörighet att synkronisera de kontakter för de medlemmar som tillhör ett Scoutnet-id, som anges i kolumnen bredvid.
    • Kontakter-Användare - Innehåller de användare som ska få synkronisera några kontakter. Detta kalkylblad och alla användare uppdateras genom att köra funktionen updateContactGroupsAuthnSheetUsers. Ställ in Utlösare att denna funkton ska köras regelbundet, förslagsvis en gång per dygn.
      • I kolumnen E-post anges e-postadressen för de som ska få synkronisera användare.
      • I kolumnen Lösenord anges vilket lösenord användare behöver ange för att kunna synkronisera. Detta lösenord är slumpat fram och kan bytas av dig som har behörighet till kalkylarket vid behov men är inget som rekommenderas. Användare som anger ett felaktigt lösenord när de försöker synkronisera kontakter kommer få sitt lösenord skickat till sig automatiskt via e-post.
      • I kolumnen Senast använd syns senaste gången en användare har synkroniserat kontakter. Detta kan användas för att se vilka i kåren som synkronisera kontakter.
      • I kolumnen Version som körs syns vilken version som användare har angivit i sitt egna kalkylblad vilken version de kör. Denna version kan du hitta på helt själv hur den ska numreras och så. Syftet är att när du uppdaterar till en ny version av biblioteket och skapar en ny version av kårens skript som kårens användare ska anropa vill du kanske veta hur länge sedan de uppdaterade sina skript. Vid cellen Äldsta godkända version kan du ställa in vilken den äldsta godkända version som ska godkännas om du t.ex inte vill att någon kåranvändare använder en väldigt gammal version.
      • I kolumnen Antal tvingade uppdateringar syns eventuella tvingade uppdateringar som användare har kört sedan senaste gången funktionen updateContactGroupsAuthnSheetUsers har körts. Tvingade uppdateringar är när skriptet hämtar aktuell data från Scoutnet och inte någon om skulle kunna vara upp till några timmar gammal medlemsdata.
  3. Ställa in vilken kodversion som ska köras
    1. Ställ in vilket bibliotek som ska användas och vilken version. Görs genom att trycka på plustecknet bredvid Bibliotek i vänstra menyn. Som Skript-id ska anges 1hTxtv3wkqkwNOAIlCyF0mze1ADRHGI3fqnpeOCd2N-ghuugH_El9ErB3. Om du inte vill använda det bibliotek som erbjuds utan vill köra det själv ska annat anges.
    2. När du har uppdaterat Kårens skript genom att ändra i koden eller uppdaterat vilken version av biblioteket som ska användas måste du "bygga" en ny version av koden som är den som används av kåranvändare när de vill synkronisera kontakter.
      1. Detta görs om det inte är gjort sedan tidigare genom att trycka på knappen Implementera i övre högra hörnet och sen Ny implementering. Vid Välj app finns ett kugghjul och om du trycker på det kan du välja Webbapp. Välj sen under rubriken Webbapp/Kör som att den ska köra som Jag (din e-postadress här). Under rubriken Vem har åtkomst väljer du Alla för att kårens användare ska kunna synkronisera med sina privata gmail-konton också. Tryck sen på Implementera.
      2. Om detta är gjort sedan tidigare hittar du instruktioner för att uppdatera version här.
  4. Skapa kalkylarksmall för kåranvändare
    1. Bland exempelfilerna som du hittar här finns filen Synka Kontakter. Kopiera den till lämplig plats till din Google drive eller delad enhet.
    2. I fältet i kalkylarket för Adress till kårens webbapp ska du ange den webbadress som fås fram om du i Kårens skript trycker på Implementera/Hantera implementeringar och som anges under Webbapp/Webbadress.
    3. I fältet Namn på scoutkår fyller du i namnet på din scoutkår.
    4. Ändra delningsinställningar för kalkylarket så att inte kårens funktionärer kan redigera det utan bara så att de kan titta på det.
    5. Skicka nu ut en länk till kårens egna kalkylarksmall som du nu har anpassat för din kår till de som ska kunna synkronisera kontakter i kåren. Be dem kopiera kårens egna kalkylarksmall, fylla i deras e-postadress och sen trycka på Synkronisera kontakter

Sätta egen brödtext i e-brev som skickas ut

Det finns två olika e-brev som skickas ut automatiskt avseende synkronisering av kontaktgrupper. Nedan gås igenom hur du sätter en egen htmlformaterad brödtexten om du inte vill använda den som finns i mallen. Det finns också motsvarande variabler som nämns ovan som visas när htmlformaterad brödtext ej är möjligt.

  1. De e-brev som skickar lösenord till kåranvändare för att de ska kunna synkronisera kontakter för de som använder vanliga e-postklienter. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_CREDENTIALS_HTMLBODY.
  2. De e-brev som upplyser lämplig person i kåren om att det finns en inkomplett medlemsmatchning mellan en barnmedlem och en vuxen medlem för de som använder vanliga e-postklienter. Uppdateras med variabeln KONFIG_OBJECT.CONTACT_GROUPS_EMAIL_PARTIAL_MEMBER_MATCH_HTMLBODY.

Bland Kårens skript i filen Kontakter-Admin.gs finns funktionen testGetHtmlEmailBodytestGetHtmlEmailBody. Den fungerar som att om du skapar ett e-postutkast i Gmail med ämne Kontaktgrupper och kör funktionen kommer den skapa htmlkod i körloggen som du kan kopiera och sätta in i någon av ovanstående variabler om önskas. Om du vill att någon av variablerna ovan ska skicka personliga e-brev som i exemplet behöver du pilla lite för att få in det. Det är bara de personliga variablerna som används i exemplet som går att använda.

Exempel

Exempel på olika inställningar för uppsättning av synkronisering av kontakter hittas här.

Hjälp

Hjälp på vanliga frågor hittas här.

Clone this wiki locally